Getting things done met Workflowy

Er is inmiddels een nieuwe
versie. Maar deze heb ik.

Via lifehacker websites hoorde ik in 2011 over het boek van David Allen: Getting things done. Toen ik het boek bij de bieb had bemachtigd ging er een wereld voor mij open. Ik las het van voor tot achter en weer terug. Dat heb ik niet vaak met boeken, dus dat zegt wat. Het doel van GTD is om je werkzaamheden slimmer te behandelen. Misschien herken je het gevoel dat als je het druk hebt je je werklijst constant in de hoofd repeteert om te voorkomen dat je iets vergeet. Daar alleen al wordt je doodmoe van. Allen vertelt je in zijn boek dat je brein heel goed is voor van alles, maar niet voor onthouden. Om dat malen te voorkomen raadt Allen een systeem aan waarmee je al die post-its uit je hoofd kunt halen. Met een betrouwbaar systeem hoeft je brein het niet meer te onthouden. Daardoor wordt het een stuk rustiger in je kop. En dat is fijn.

Workflowy, mijn lifesaver

Een van de oplossingen van Allen is het maken van lijstjes. Niet om prioriteiten aan te geven, maar gewoon als overzicht van alles wat je moet doen. Dat kun je natuurlijk doen op een kladblok. Maar dan moet je iedere dag/week weer een nieuw lijstje schrijven en tussendoor wordt je lijst onoverzichtelijk. Inmiddels zijn er tig lijsten apps en tools. Ik wil je graag vertellen over de tool Workflowy.com. Ik gebruik deze online tool nu al jaren en het blijft mijn steun en toeverlaat in drukke en minder drukke tijden. De interface is simpel, zonder poespas. Het werkt ook uitstekend op een mobiel of tablet. Daarmee heb je je lijsten overal gesynchroniseerd bij de hand.

Interface van Workflowy: clean en simpel.

Je maakt de lijsten eenvoudig aan. Met enter komt er een nieuwe bullit op hetzelfde niveau, met tab springt de lijst een niveau in. Iedere bullit kun je oppakken en verschuiven in de verschillende niveaus in de lijst. 

Een van mijn hoofdrubrieken is Werk. In mijn werk heb ik projecten die met tussenpozen actie vereisen. Ik heb daarom onder Werk een onderscheid gemaakt in Actief, Afwachten en Afgerond. Onder Actief staan de projecten waar ik aan moet werken, met in trefwoorden wat er moet gebeuren en wat de deadline is. Die deadline geef ik aan met een #. Het mooie van Workflowy is dat het alles met een # kan sorteren. Door op bijvoorbeeld #25-3 te klikken krijg je een overzicht van de projecten die voor 25 maart voltooid moeten zijn. Als het project naar de klant is en ik moet wachten op reactie, verplaats ik het project (de bullit) naar de lijst Afwachten. Als het project is afgerond zet ik het onder Afgerond. Hiermee is Afgerond een soort archief van alle projecten die ik heb gedaan. 

In het laatste halfuur van mijn werkweek werk ik de lijst Actief bij. Een printje daarvan geeft me een heerlijk afstreeplijstje voor de komende werkweek. En een leeg hoofd om het weekend mee in te gaan. Maandag weer een dag.

Welke methode gebruik jij om je to-do's overzichtelijk houden en waarom vind jij dat handig?